Beheercontracten

De zekerheid van de juiste dienstverlening

Beheercontracten

Een goed beheercontract is een document waarin staat wat je van je externe beheerder verwacht. Op basis van jarenlange ervaring heb ik een omschrijving gemaakt van alle soorten werkzaamheden die een externe beheerder voor jou kan uitvoeren. Samen stellen we het menu samen en dat zetten we op de markt. Het resultaat is dat je appels met appels kunt vergelijken zonder allerlei beloftes in een plan van aanpak te beoordelen. En als de gunning rond is kun je exact nagaan of je krijgt wat je gevraagd hebt. Kortom: de zekerheid van de juiste dienstverleing.

Een nieuw beheercontract

Het is tijd om opnieuw het externe beheer voor de openbare verlichting aan te besteden.
Je bent er al van overtuigd dat het een goed idee is om je te laten ondersteunen door een professionele partij, zoals Nobralux, NLI of Montad. Misschien ben je tevreden over de huidige dienstverlening en wil je dat na de aanbesteding weer op dezelfde manier, maar wellicht wil je een aantal zaken beter afspreken.

Je weet welke dienstverlening je wilt maar hoe vertaal je dat naar een contract?

De vorige keer heb je veel moeite gedaan om de dienstverlening goed te omschrijven, maar toch kreeg je iets anders dan je in gedachten had. Je had zelfs iemand ingehuurd en het zag er eigenlijk allemaal wel goed uit.
Maar na gunning, heb je alsnog allerlei zaken zelf moeten afstemmen, waarbij je zelfs nog moest bijbetalen voor dienstverlening die eigenlijk in het bestek had moeten staan. Daarnaast was de beoordeling tijdens het aanbestedingsproces erg lastig; je hebt verschillende plannen van aanpak gelezen, maar hoe kun je die nu objectief met elkaar vergelijken? Dat was praktisch onmogelijk.
Tijdens de nota van inlichtingen zag je dat ook aan het aantal vragen.
De inschrijvers probeerden duidelijk te krijgen wat er verwacht werd, zij moesten er tenslotte een prijs voor bepalen. Wellicht kon je de vragen ook niet beantwoorden door gebrek aan tijd of kennis. Het gevolg was dat de externe beheerder op veel onderdelen zelf een inschatting heeft moeten maken. Hierdoor is hij regelmatig met jou in discussie gegaan over extra werk. Daar zit jij niet op te wachten maar de inschrijver ook niet!

Tijdens de nota van inlichtingen zag je dat ook aan het aantal vragen. De inschrijvers probeerden duidelijk te krijgen wat er verwacht werd, zij moesten er tenslotte een prijs voor bepalen. Misschien kon je de vragen ook niet beantwoorden door gebrek aan tijd of kennis. Het gevolg was dat de externe beheerder op veel onderdelen zelf een inschatting heeft moeten maken. Hierdoor is hij regelmatig met jou in discussie gegaan over extra werk. Daar zit jij niet op te wachten maar de inschrijver ook niet!

Duidelijk en specifiek omschrijven is enorm belangrijk.

Bij het uitvragen van dienstverlening aan een externe beheerder komen verschillende zaken om de hoek kijken. De externe beheerder die je inhuurt zal je voor een groot deel moeten vertrouwen; hij gaat immers zaken voor jou regelen en ondersteunen in de gesprekken met aannemers. Het is dan ook erg belangrijk dat je heel goed beschrijft wat je verwacht van de externe beheerder.

Ik heb mijn eigen beheerbedrijf openbare verlichting gehad (Bema-Lux) en enkele jaren bij de grootste externe beheerder OVL van Nederland gewerkt; ik was in feite zelf een externe beheerder. Ik kan jou als verantwoordelijk ambtenaar meenemen in de mogelijkheden en je helpen om daarbij een afgewogen keuze te maken. Vervolgens zorg ik voor een gedegen aanbesteding, waarbij je de dienstverlening krijgt die je voor ogen hebt.

Een prettig en objectief aanbestedingstraject.

We zorgen er samen voor dat de criteria vooraf duidelijk zijn zodat de beoordeling van de inschrijving objectief kan plaatsvinden; hierdoor kunnen we appels met appels vergelijken. De inschrijver weet exact wat gevraagd wordt en kan zonder risico zijn dienstverlening afprijzen; hij hoeft niet te speculeren.

Een extern beheer met een duidelijke opdracht.

Als het proces doorlopen is en de gunning is geregeld, dan kan de uitvoering van het beheercontract vanuit een goede basis beginnen. Omdat de afspraken op detailniveau zijn beschreven, kun je als verantwoordelijke controleren of je gekregen hebt wat je wilde hebben. De inschrijver heeft een prijs afgegeven voor een contract waarbij hij weet wat er van hem verwacht wordt. Beiden zullen de relatie en het vertrouwen, wat opgebouwd moet worden, helpen om sneller tot stand te komen.

Het resultaat: de zekerheid van de juiste dienstverlening door een helder en werkbaar beheercontract!